escaneando es como se aprende a digitalizar bien.
Y hacerlo bien es hacer lo justo y necesario para que la IMAGEN DIGITAL de ese «documento» (libro, revista, carta, informe, factura, plano, mapa, partitura, fotografía en película o papel…) cumpla el propósito para el cual realizamos su digitalización.
Y ¿cuál es ese propósito? ¿Sabemos con certeza cuál va a ser su finalidad? ¿Para qué lo queremos digitalizar? ¿Nos valdrá sólo su imagen facisímil vista en la pantalla de un ordenador, de un móvil? Y si la quiero imprimir, ¿cómo sale, qué puede pasar?
Entonces… ¿qué tengo qué hacer para digitalizar bien?
– Ya tengo un escáner. Meto el documento, le doy a «escanear», lo hace y guardo ese archivo en el ordenador. Se puede ver bien y no se imprime mal. ¿Acaso hago algo mal?
– No lo sé. ¿A qué resolución estás escaneando? ¿Lo sabes? Si es así, ¿me puedes explicar por qué crees que es la correcta? ¿Sabes lo que ocurre si usas más (o menos) resolución de la que necesitas al escanear? ¿Por qué escaneas en color ese documento? ¿Necesitas ver el logo, esas líneas en rojo o la firma azul en color? ¿Sabes lo que implica escanear en color lo que igual te basta en blanco y negro, incluso para imprimir? ¿Por qué lo guardas todo en ese formato? ¿Estás seguro de que te servirá luego para cualquier uso, y por mucho tiempo? No se ve mal, pero el fondo… está como sucio, sobran esos bordes negros y está un poco torcido.
Es muy fácil: Si ya escaneas, todo cumple su función y sabes lo que haces para hacerlo así, perfecto. Si no, puede que estés perdiendo el tiempo. Y ¿tienes todo escaneado, actualizado? ¿Cuántos documentos escaneas al día? ¿Cuánto crees que vas a tardar en tenerlo todo como creías que iba a estar?
Y si estás en ello desde hace poco y tienes dudas, aprende antes para que tu trabajo implique productividad; o si ya lo haces, y algo te dice que puede que no todo se esté haciendo bien… O mejor: si quieres empezar a digitalizar documentos de todo tipo y no tienes claro para qué usos o cuál puede ser su finalidad… Mejor aprende primero como obtener imágenes que te sirvan de verdad.
Entender la teoría, el porqué de las cosas, te da seguridad y te abre la mente para deducir, comprender o al menos intuir muchas otras cosas. Cuando sabes bien qué es una imagen digital, cómo obtenerla para lo que quieres (si es que tienes claro lo que quieres), lo que necesita y lo que le sobra, sus propiedades, posibilidades y limitaciones, todo resulta más sencillo. Y eso facilita el trabajo, claro. Y mejora los resultados.
Y la prueba, la tengo contrastada con la experiencia. En varias empresas, documentos de todo tipo, para usos imprevistos o para casos que nunca se dieron, aunque pudo ser. Escaneados eternos que no siempre se necesitaban, escaneados masivos bien planificados y que en un mes habían ahorrado el trabajo de seis; escaneados lentos y difíciles que bien podrían haberse hecho como ahora sin duda sé.
A menudo, se puede hacer mucho con poco. Hay que explotar bien lo que ya se tiene, pues a veces no aprovechamos, por ignorancia, lo que la tecnología nos ofrece. Y eso, también se puede enseñar. Pero como dice el proverbio chino: «No me des un pez: Enséñame a pescar». A pescar, puedo enseñarte. Tú busca los peces, que siempre los hay.